Az elektronikus számla kiküldése talán soha nem volt ennyire könnyű és egyszerű!

Önnek nem kell beszerezni semmilyen külön szoftvert, elektronikus aláírást, időbélyeg szolgáltatást. Nincs gondja az elektronikus számlák tárolásával sem. Mindezeket a feladatokat megoldja az Ön és vevője számára is az SDSys rendszere.
Semmi másra nincs szükség, csupán egy SDSys-regisztrációra, ami valójában egy elektronikusan megköthető szerződés, és az induló egyenleg feltöltésére (mivel az SDSys rendszer egy feltöltős kreditrendszerben működik), és máris lehet kezdeni a használatot.


Hogyan működik?

Beküldés:

A számlát el kell készíteni. Ha Önnek olyan számlázó szoftvere van, ami azonnal képes beküldeni az elkészített számlát az sdsys rendszerébe (pl. eusys, Számadó, Next), akkor csak meg kell nyomni az e-számla gombot, más számlázó program használata esetében a számlát pdf formátumba kell menteni, és az SDSys klines programjával kell beküldeni az SDSys rendszerébe. A klines program használata esetében meg kell adni a címzett mail címét. A többiről az SDSys rendszer gondoskodik.

Befogadás:

  • Ha a fogadó oldalon olyan szoftvert használ a felhasználó, akinek SDSys kompatibilis befogadó megoldása van, az azonnal a szoftverébe kapja meg az SDSys dokumentumokat, így az e-számlákat is. Akinek nincs ilyen lehetősége, az e-mailben kapja meg az e-számlát. Az e-mailben csatolmányban van maga az e-számla. Fontos, magát az e-mailt is eltenni, itt van ugyanis az az azonosító, amivel a következő 10 évben (egyébként a törvényi kötelezettség csupán 8 év) bármikor megtekintheti az archiváló szolgáltatónál tárolt „eredeti” példányt. A tárolás, megőrzés, visszakeresés feladata, és az ezzel járó felelősség nem terheli így sem a kiküldőt, sem a befogadót, mindkettőjük számára biztosítja ezt az SDSys rendszere az archiválás által.

SDSys rendszer Az SDSys rendszer gondoskodik a következőkről:

  • A beküldött számla átadása elektronikus archiválásra. Ez azt jelenti, hogy a számla elektronikus aláírással és időbélyeggel kerül ellátásra (ez része az archiválásnak is), és garantált a 10 évre történő biztonságos, bármikor visszakereshető tárolás. Vagyis, ez a számla csak elektronikusan létezik, bár maga a pdf akár ki is nyomtatható, de amint nyomtatásra kerül, az már csak egy lenyomata a számlának, de nem érvényes számla. (Nyilván az adattartalma megegyezik a számla adattartalmával, de nem bizonyító erejű, vagyis egy ellenőrzés során ez a papír nem használható). Az ellenőrzés során az archivált fájlt kell bemutatni, mely bemutatását garantálja az SDSys szolgáltatója (tudni kell, hogy egy elektronikus archiválást vállaló szolgáltató olyan műszaki garanciákkal kell, rendelkezzen, hogy akár bombatámadás esetén se vesszen el a nála tárolt archiválási dokumentum).
  • elküldi a címzettnek: az elektronikus számlák címzettjei általában mail-ben kapják meg a számlákat.
  • Az eredeti e-számla megtekintése: A számlát befogadó a maill-ben, amiben a számlát megkapja, kap egy un. linket is. Erre a linkre kattintva a számítógépe azonnal letölti az archiváló szolgáltatónál tárolt aláírt, és időbélyeggel ellátott „eredeti” elektronikus számlát. A kiküldő a rendszer működtetéséhez kell, hogy rendelkezzen egy sdsys regisztrációval, amivel belépési név és jelszó is jár, így ő használni tudja az ingyenes sds-klines programot.
    Ő itt tudja megtekinteni az általa kibocsátott elektronikus számlákat.
A szolgáltatás ára: 30 Ft + áfa / darab, ami tartalmazza a 10 évre történő archiválási szolgáltatást is.

 

Az SDS elektronikus számla eljárásáról NAV állásfoglalást kértünk; az alábbi választ kaptuk:

navlogo  

“Tisztelt Ügyfelünk!

Tájékoztatjuk, hogy az elektronikus számlázás során az alábbi jogszabályi rendelkezésekre kell tekintettel lenni:

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 259. § 5.
pontja, az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet, a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet.

 

Az Ön által leírt eljárás megfelel a hatályos jogszabályi előírásoknak. A fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott számla dokumentum teljesíti az ÁFA törvény elektronikus számlával kapcsolatos elvárásait. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás biztosítja az eredet hitelességét, az adattartalom sértetlenségét, a megfelelő PDF dokumentum pedig biztosítani tudja az olvashatóságot.

Az archiválási rendelet alapján az archiváláskor kell megvizsgálnia az archiválást végzőnek, hogy az elektronikus aláíráshoz kapcsolódik-e időbélyeg vagy sem. Amennyiben nem, akkor ezt az archiváláskor kell hozzácsatolni. A bemutatott folyamat ennek az előírásnak is megfelel.

Ugyanakkor kérdéseket vet fel, hogy ki végzi az archiválást és milyen szerződés alapján. Amennyiben a számla kibocsájtójának és befogadójának is van szerződése a NetLock-al, akkor a NetLock lesz az archiválási szolgáltató, aki ezt a tevékenységet akár minősített archiválási szolgáltatásként is tudja kínálni. Amennyiben nincs ilyen megállapodás, akkor függetlenül attól, hogy a NetLocknál elérhető-e az adat, a megőrzésre kötelezettnek (számla kibocsájtójának és befogadójának) kell gondoskodnia a számla megőrzéséről.

Tájékoztatjuk, hogy a válaszlevél tartalma szakmai véleménynek minősül, kötelező jogi erővel nem bír.

Üdvözlettel:

Nemzeti Adó- és Vámhivatal

Közép-magyarországi Regionális Adó Főigazgatósága Tájékoztatási Főosztály

További kiegészítő magyarázatot kértünk, amit az alábbiak szerint kaptunk meg:

„…függetlenül attól, hogy az SDS Zrt. technikailag archiválja a számlát, szükséges erről megállapodást is kötni. A megőrzésre kötelezett számára erősen indokolt ezt megkötni az SDS Zrt-vel. Ekkor az SDS Zrt. köt az archiválásra megállapodást. Dönthet úgy is a megőrzésre kötelezett, hogy nem az SDS-ben tárolja a számlát, hanem (mivel van rajta elektronikus aláírás és időbélyeg) saját maga is őrizheti saját felelősségére.….”

 

Szívesen használná az SDS-t?

Nézzük meg, mit tudunk Önnek ajánlani.

Az SDS bevezetéséhez csupán annyi szükséges, hogy a küldő és a fogadó fél rendszere egyaránt képes legyen kapcsolódni az SDS rendszeréhez. Ennek technikai feltételei általában néhány nap alatt megteremthetőek, az adott rendszerek fejlesztőit az SDS Zrt. szakemberei ellátják a szükséges információkkal (specifikációval). Ezt követően zajlik maga az SDS bevezetése.

Alapkérdés tehát, hogy az Ön rendszere és az SDS közötti kapcsolat már rendelkezésre áll-e.

Ha igen, akkor csupán szerződéskötésre van szüksége ahhoz, hogy az SDS dokumentum közműrendszert elkezdje használni.

Ha az Ön rendszerének a fejlesztője még nem készítette el az SDS-illesztést, akkor az Ön igénye alapján mi felvesszük a kapcsolatot vele, és amint lehet, jelezzük Önnek, hogy mikorra várható a fejlesztés. (Az SDS bármely számlázó- és könyvelőprogramhoz illeszthető).

Kérjük, adja meg, hogy jelenleg milyen rendszer(eke)t használ a vállalkozásnál (számlázásra, raktárkezelésre, egyéb vállalati feladatokra) (név, fejlesztő neve vagy link):

Partner vállalkozás (könyvelő) által használt rendszer (név, fejlesztő neve vagy link):

(kérjük, adja meg a megoldások pontos nevét és a gyártójának elérhetőségét hogy minél hamarabb felvehessük a kapcsolatot velük és elkészüljön Ön számára az SDS konnektor)

Havonta körülbelül hány számlát és egyéb dokumentumot ad át külső partnerének (könyvelőjének)?

Ezek közül várhatóan mennyinél igényli az optikai karakterfelismerő és intelligens számlafeldolgozó funkciót? (0-100%)

Kérjük, adja meg saját adatait, hogy kapcsolatba léphessünk

Név (kötelező)

Email cím (kötelező)

Üzenet

 

Köszönjük érdeklődését a Smart Document System iránt. Munkatársunk hamarosan jelentkezik Önnél konkrét javaslatokkal.